Escrito por Laura Nicolàs

Hoy tenemos con nosotras a Yolanda Pérez de LaSecretariaExterna.com que nos cuenta cómo inició su proyecto trabajando como Secretaria Virtual Administrativa, ayudando a pequeñas empresas a crecer al ocuparse de sus tareas administrativas y secretariales, de forma que ellos puedan dedicarse a hacer crecer sus negocios.

Este proyecto nació hace casi 5 años. Yolanda llevaba 10 años trabajando en el área mercantil de los negocios hasta que llegó un momento en que se sentía con la necesidad de un cambio. Yolanda conoció la figura del Asistente a través de una página Argentina, y se planteó cómo lo podía adaptar a la forma de trabajar de los españoles y a los servicios que ella podía ofrecer.

Validando la idea de negocio

Que un proyecto sea virtual y que requiera de una inversión mínima o inexistente no significa que nos podamos lanzar a la piscina sin más. Yolanda lo tenía claro y por eso siguió todos los pasos necesarios: primero validando la idea con su entorno más inmediato; después validando la viabilidad con profesionales y asistiendo a formaciones para luego crear un plan de empresa y obtener todas las certificaciones necesarias.

Más de 4 meses para conseguir el primer cliente

La idea del negocio surgió en verano y a finales de ese mes de diciembre Yolanda estaba preparada para finalmente para, con el año nuevo, lanzarse a la calle en busca de su primer cliente. Su estrategia de marketing estaba en ese momento basada en el mundo off-line. Los primeros meses surgieron algunos trabajos puntuales, que todavía no pagan las facturas, pero potencian la positividad y la ilusión. No fue hasta 4 o 5 meses más tarde que Yolanda consiguió el primer cliente, que en ese momento le generaba los ingresos equivalentes a una media jornada.

El salto al mundo online

Yolanda salta a darse a conocer en el mundo online cuando se da cuenta que ha agotado a su entorno y que le está costando conseguir nuevos clientes usando el canal offline.

Empezó en redes sociales y también en un blog, interactuando con la gente, compartiendo artículos que le parecían interesantes, contando su proyecto, y dejando que el boca a boca online le diera la difusión que necesitaba. Yolanda recomienda trabajar mucho la marca personal y tener un escaparate de tus servicios –tu web- adecuado a la imagen que quieres proyectar, para luego poder empezar a conectar con gente en redes sociales.

Hay que hacer visible la necesidad de los servicios que ofreces

Cuando Yolanda empezó su proyecto, cinco años atrás, pocos eran los profesionales que buscaban activamente los servicios que ella ofrecía. En Estados Unidos la figura del Asistente Virtual está muy extendida, pero en España no es tan conocida.

Uno de los retos diarios de Yolanda es explicar y dar visibilidad a esa necesidad.

En este sentido su estrategia pasa por explicar el tiempo que un profesional emplea en gestionar sus correos diarios, en preparar y presentar declaraciones de IVA, en crear y mandar las facturas a los clientes, en gestionar el cobro de las mismas, en organizar las facturas de los proveedores, etc.

Cuando uno es autónomo y no cuenta con infraestructura, no queda más remedio que hacer todo este trabajo administrativo uno mismo, quitándole tiempo al negocio y muchas veces también a la familia. Todo autónomo piensa que, con el tiempo, habrá crecido suficiente como para poder contratar a una persona para que se encargue de esto. Lo malo es que ese autónomo tiene que esperar hasta que tenga suficiente recursos como para contratar a una persona a jornada completa.

Los servicios de Yolanda cubren esa necesidad, desde los inicios de un proyecto, hasta que este ha alcanzado una cierta madurez y empieza a crear una cierta estructura.

Una profesión con futuro

Yolanda nos cuenta que la demanda de este tipo de trabajos administrativos externalizados va a seguir creciendo.

Gracias a la ventaja que ofrece internet, son muchos los profesionales que se lanzan cada día a iniciar su proyecto emprendedor. En la mayoría de ocasiones se trata de proyectos unipersonales o de dos o tres personas como mucho, que a poco que crezcan van a necesitar de un refuerzo externo.

Los trabajos como los de los asesores fiscales o los gestores llevan muchos años externalizados, y no tenemos problemas con ello. Cada vez será más frecuente que los trabajos administrativos estén también externalizados, ya que la tecnología nos permite que así sea y que el trabajo se lleve a cabo como si de una persona interna se tratara.

Hablemos de ingresos

Le hemos preguntado a Yolanda por los ingresos que una persona puede generar trabajando como secretaria externa. Tenemos que agradecerle que haya sido muy sincera y muy transparente en sus respuestas. Esto es lo que nos ha dicho:

• Al principio olvídate. Ella tardó unos cuatro o cinco meses en conseguir un primer cliente que daba como para media jornada. Además hay que pagar la cuota de autónomos, tienes que contratar un hosting para la web, y hacer frente a otros gastos, de forma que seguramente vas a tener que acabar poniendo dinero de tu propio bolsillo.
• Los precios que vas a poder cargar para este tipo de servicios rondan los 12,5 € la hora. En un mes con jornadas laborables de 8 horas podrías ingresar 2.100€, aunque tienes que tener en cuenta que se trata de ingresos brutos y que de ahí tienes que descontar los impuestos y los gastos.
• Es muy difícil pensar que vas a poder facturar el 100% de las horas de un mes. Necesitas dedicar un cierto tiempo a tu propia gestión y a tu propia estrategia para darte a conocer y conseguir nuevos clientes. Cuenta qué porcentaje de tus horas van a ser horas facturables y haz tus números a partir de ahí.

Muchísimas gracias a Yolanda por el tiempo que nos ha dedicado, y por lo claras y francas de sus explicaciones.

Si todavía no has escuchado la entrevista te recomiendo que lo hagas porque Yolanda trasmite mucha fuerza con su voz y nos ha contado muchos más detalles que no hemos podido detallar en el artículo.

Por último Yolanda hace una invitación a todos lo que queráis emprender en este mundillo del secretariado externo, que visitéis su web LaSecretariaExterna.com, que la llaméis, le mandéis correos o contactéis con ella en redes sociales, para que os pueda ayudar, recomendar o guiar para que vuestro proyecto acabe siendo un éxito.

Salut!
Laura Nicolàs

El artículo 087 Trabajando como secretaria externa se ha publicado en Sueldo 3.0.