Hoy lo vamos a dedicar a hablar de cuál es la herramienta de automatización perfecta.

Pero antes de nada recordarte que en automatizalo.com vas a encontrar cursos y contenido premium para aprender a automatizar aspectos del marketing y la productividad. En definitiva, cómo quitarte de encima las típicas tareas pesadas de gestión, comunicación y promoción de proyectos, incluso personales, que van a hacer que tengas más tiempo para que puedas aportar tu valor real.

Vamos al tema de hoy que es cómo elegir la herramienta de automatización perfecta. Considera este episodio como el inicio de una serie de tips para escoger tu herramienta de automatización. Hoy voy a ofrecerte 3, para no extenderme mucho, y cada mes voy a ir publicando más para que puedas ir afinando en tu selección de herramientas.

Antes de seguir, déjame decirte que en realidad no existe la herramienta perfecta que lo haga todo. Para automatizar tu contexto productivo lo más probable es que debas utilizar un seguido de herramientas de automatización que hagan cosas muy concretas y que en conjunto te permitan dinamizar el trabajo sin tu presencia. Así que tu herramienta perfecta debe ser un compendio de distintas herramientas que ataquen distintos puntos de tu contexto productivo, que si enviar mails automáticamente, que si publicar en redes sociales en tales horas, que si escribir frases automáticamente según texto de un correo electrónico… que si lo que sea.

Ten claro que debes tener en consideración algunos puntos para seleccionar tu herramienta perfecta, o sea el conjunto de herramientas, para que todo vaya rodado y no gastes más tiempo del que podrías estar dedicando en otras cosas. Ya sabes que a veces nos pasamos más tiempo buscando y configurando herramientas que haciendo el trabajo en sí y finalmente tengamos que hacer el trabajo manualmente. En fin, antes de ponerte a automatizar ten en cuenta los siguientes tres puntos:

1.- En primer lugar lo que tienes que tener claro son tus tareas a automatizar y qué quieres conseguir con ellas. O sea, que tienes que tener definido el resultado final y el conjunto de tareas que van a hacerlo posible. Aquí el marco EDANT, Eliminar, Delegar, Automatizar y No Tocar del que hablo en el episodio 2 del podcast te va a ser muy útil para detectar estas tareas.

2.- La preparación es importante. Automatizar a veces no es tan sencillo como parece y poner en marcha una herramienta para que haga las tareas por ti requiere de una configuración previa y una puesta a punto que también requiere tiempo de dedicación. Así que cuando estés delante de una herramienta que pienses puede irte bien piensa si el tiempo de preparación te compensará en relación al tiempo de ejecución de la tarea.

Es decir, que si preparar la herramienta para ejecutarla calculas que te va a llevar uno 20 minutos y lo que tengas que hacer con 5 minutos ya te basta, quizás no es buen negocio si solo vas a realizar la tarea 2 veces, puesto que hacerlas te llevará 10 minutos que es la mitad del tiempo de preparación.

Esto es un poquito el cuento de la vieja pero creo que ya me entiendes cuando te digo que valores y encuentres un equilibrio entre el tiempo de preparación de la herramienta y para que realmente amortices ese tiempo previo a la ejecución.

3.- Perder el control es inaceptable. Lo peor que te puede pasar es que se te descontrole el sistema de automatización que hayas montado. Imagínate el follón que se puede formar si tu herramienta de email marketing empieza a enviar contenido incomprensible, o no está enviando a todos los segmentos de contactos, o no está recopilando estadísticas. Mal, muy mal si estas cosas suceden. Así que un punto muy importante es valorar cómo vas as controlar la automatización. Esto normalmente requiere de un trabajo manual, pero también se puede automatizar.

Por ejemplo, si cada vez que recibas un pago por PayPal quieres que se guarden los datos de la transacción en un excel puedes hacer una herramienta que compruebe que se están guardando datos en el excel. Claro está que luego tendrías que hacer una herramienta para que compruebe que la que comprueba que se guardan datos en el excel. ¡Menudo follón!

Aquí volvemos otra vez con la historia del equilibrio y también confianza de que las herramientas funcionen bien. Tienes que valorar si te sale más a cuenta comprobar manualmente si todo va bien, por ejemplo una vez a la semana con cinco minutitos, o si por lo contrario confías en un proceso automatizado que compruebe las cosas por ti. En cualquier caso no puedes dejar que las automatizaciones sean las que controlen la situación porque cualquier cambio o actualización en una de las plataformas puede tirar al garete todo el flujo de tareas automatizadas y montarte un buen problemón.

Bueno, llegamos al final del episodio, y como siempre, muchas gracias a todos y a todas por llegar hasta el final. Si te ha gustado deja una reseña en iTunes, iVoox o en la plataforma que utilices, ayudará a hacer crecer la comunidad cada día un poco más.

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¡Hasta la próxima!

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